1.    Introduction

Dans le cadre de son activité, FELIS TEAM collecte et traite des données à caractère personnel relatives aux contacts, prospects, clients, prestataires et partenaires.

L'objectif principal de ce document est de rassembler, dans un format concis, transparent, compréhensible et facilement accessible, des informations concernant le traitement des données effectué pour vous permettre de comprendre les conditions dans lesquelles vos données sont traitées.

2.    Collecte de vos données

2.1 Dans un souci de loyauté et de transparence, FELIS TEAM veille à informer les personnes concernées susmentionnées de chaque traitement qu'elle effectue par le biais de notes d'information.

2.2 Ces données sont collectées de manière loyale. Aucune donnée n'est collectée à l'insu des personnes concernées.

3.    Utilisation de vos données

3.1 Lorsque FELIS TEAM traite des données, elle le fait pour des finalités déterminées : chaque traitement de données poursuit une finalité légitime, déterminée et explicite.

3.2 FELIS TEAM s'engage à ne collecter et à n'utiliser que des données adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

3.3 FELIS TEAM veille à ce que les données soient mises à jour et met en œuvre des procédures permettant d'effacer ou de rectifier les données inexactes.

4.    Les données personnelles traitées

4.1 Dans le cadre des traitements de données à caractère personnel décrits ci-dessous, FELIS TEAM collecte et traite les catégories de données suivantes : 

- Les données permettant d'identifier les personnes concernées, telles que votre titre, votre nom et votre prénom, votre adresse électronique, votre numéro de téléphone et votre adresse postale ;

- Données relatives à la situation professionnelle de la personne concernée, telles que sa profession ou ses coordonnées professionnelles ;

- Données économiques et financières ;

- Enregistrement des vidéoconférences et des webinaires organisés par FELIS TEAM (vidéo, contenu, message, tableau de bord et rapports) ;

- Données de connexion et journal ;

- Contenu des échanges avec FELIS TEAM.

5.    Traitement des données

 

5.1 Les traitements mis en œuvre par la société FELIS TEAM ont les finalités et bases juridiques suivantes :

Finalité 

Base juridique

Gestion de la production et suivi des dossiers clients

Nécessaires à l’exécution d’un contrat ou à l’exécution des mesures précontractuelles prises à la demande des clients

Gestion des formations

Nécessaires à l’exécution d’un contrat ou à l’exécution des mesures précontractuelles prises à la demande des clients

Gestion de la facturation

Nécessaires à l’exécution d’un contrat ou à l’exécution des mesures précontractuelles prises à la demande des clients

Gestion des prestataires et partenaires

Nécessaires à l’exécution d’un contrat ou à l’exécution des mesures précontractuelles prises à la demande des clients

Tenue de la comptabilité de la société

Répondre à des obligations légales et réglementaires incombant à la société

Gestion des prospects et contacts

Intérêt légitime

Gestion de l’organisation et invitations aux événements de la société

Intérêt légitime

Gestion de la communication externe

Intérêt légitime

Gestion et organisation des webinaires et visioconférences dans le cadre de la gestion d’un dossier client et établissement d’un compte rendu

Enregistrement des webinaires et visioconférence clients

Exécution d’un contrat ou à l’exécution des mesures précontractuelles prises à la demande des clients

Consentement des participants pour l’enregistrement

Gestion, organisation, suivi des webinaires et visioconférences (évènements, conférences et autres types d’intervention)

Enregistrement des webinaires et visioconférence (évènements, Conférences et autres types d’intervention)

Pour l’organisation et le déroulement des évènements sur inscription préalable : exécution d’un contrat ou à l’exécution des mesures précontractuelles prises à la demande des personnes

Pour la conservation, publication, diffusion et constitution d’archives des productions de la société :  Intérêt légitime de la société de conserver, exploiter, diffuser et historiser ses productions de marketing de connaissance

 

6.    Les destinataires de vos données

6.1 Sont destinataires de vos données chacun pour ce qui les concerne :

    • les membres habilités de la société ;
    • toute personne tierce habilitée intervenant pour les besoins des missions confiées à la société ;
    • les autorités ou juridictions compétentes ;
    • pour les visioconférences et webinaires: Les personnes qui accèdent et visionnent les webinaires et visioconférences et le prestataire fournisseur de la solution utilisée ;
    • pour les visioconférences et webinaires avec les clients dans le cadre de la gestion de dossiers clients : les participants et membres habilités de la société et le prestataire fournisseur de la solution utilisée ;
    • les prestataires de la société.

6.2  Nous veillons à ce que seules les personnes habilitées puissent avoir accès à ces données. La société FELIS TEAM applique une politique d’habilitation stricte qui permet que les données qu’il traite ne soient transmises qu’aux seules personnes autorisées à y avoir accès.

7.    Les transferts de vos données

7.1 FELIS TEAM est susceptible de transférer des données personnelles en dehors de l’Union européenne dans le cadre des outils informatiques qu’il utilise pour ses activités.

7.2 Ces transferts ne pourront être réalisés qu’après que la société FELIS TEAM ait pris les mesures pour les sécuriser, en veillant par exemple à la conclusion des clauses types définies par la Commission européenne afin d’encadrer les flux.

7.3 Dans le cadre de son développement d’entreprise électronique et pour permettre une disponibilité accrue de ses membres, la société FELIS TEAM a choisi de faire appel aux solutions Google, Microsoft, Apple, pCloud, kDrive, OVH notamment pour sa messagerie, ses visioconférences, son agenda, les sites, les hébergements et le stockage de données. 

7.4 Dans ce cadre, les données de ces applications sont hébergées notamment en France, Irlande, États membre de l’Union européenne, en Suisse et aux Etats-Unis.

7.5 Les destinataires habilités auront communication des catégories de données suivantes : données relatives à l’identification, données relatives à la vie professionnelle, données d’ordre économique et financier, données de connexion, coordonnées qui peuvent être traitées dans le cadre de l’utilisation des services fournis par ces prestataires.

7.6 Ces données sont transférées aux services habilités des entités de ces prestataires à des fins principalement d’externalisation, de maintenance, d’assistance, d’administration, d’hébergement et pour répondre aux demandes des autorités légalement habilitées à en connaître.

7.7 Une convention de flux transfrontières sur la base des clauses contractuelles types de la Commission européenne a été conclue avec ces prestataires, afin d’encadrer le transfert des données et d’assurer un niveau de protection suffisant au regard des exigences de la réglementation française.

7.8 Par ailleurs, dans le cadre du développement de sa politique d’entreprise duale, la société FELIS TEAM utilise Microsoft Teams pour l’organisation de ses webinaires et visioconférences, dans ce cadre, des données à caractère personnel sur les organisateurs et les participants, ainsi que sur les événements sont communiquées à Microsoft aux Etats-Unis et dans tout autre pays hors union européenne ne disposant pas d’une protection équivalente. Si vous ne souhaitez pas que vos données soient transférées à Microsoft, dans ce cas, il vous est conseillé ne pas vous inscrire ou participer à nos visioconférences et webinaires.

7.9 Cette communication de données a pour finalité la fourniture du service ainsi que la maintenance, l’assistance et le support, l’administration et l’hébergement. Une convention de flux transfrontières sur la base des clauses contractuelles types de la Commission européenne a été conclue avec Microsoft, afin d’encadrer le transfert des données et d’assurer un niveau de protection suffisant au regard des exigences de la réglementation française.

8.    Les durées de conservation de vos données

8.1 FELIS TEAM fait en sorte que les données ne soient conservées sous une forme permettant l’identification des personnes concernées que pendant une durée nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

8.2 Les durées de conservation que nous appliquons à vos données à caractère personnel sont proportionnées aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

8.3 Plus précisément, nous organisons notre politique de conservation des données de la manière suivante : 

Données et finalités

Durée de conservation

Gestion des contacts et prospects

4 ans à compter du dernier contact

Facturation et comptabilité

10 ans

Gestion des clients

5 ans à compter de la fin de la prestation confiée à la société. Les données pourront être conservées au-delà des 5 ans dans des cas particuliers tels que l’impossibilité de transmission de l’original au client ou la nécessité de conserver les documents à l’appui d’une réclamation déontologique

Gestion des partenaires

5 ans à compter de la fin de la relation contractuelle

Gestions des prestataires

5 ans à compter de la fin de la relation contractuelle

Visio conférence et webinaires

Enregistrement des visioconférences et webinaires clients : Durée nécessaire à la validation du compte rendu et conservation du compte rendu pour la durée de gestion du dossier client jusqu’à sa clôture augmentée des délais de prescription applicables

Informations sur les contacts (invités et participants) : durée de présence dans la base contact clients prospect du cabinet (prospects 3 ans à compter du dernier contact entrant, clients : 5 ans à compter de la fin du mandat confié au cabinet)

Rapports d’activité concernant le webinaire et la visioconférence le temps d’exploitation des résultats

 

9.    La sécurité des données personnelles

9.1 FELIS TEAM accorde une importance particulière à la sécurité des données personnelles.

9.2 Il a mis en place des mesures techniques et organisationnelles adaptées au degré de sensibilité des données personnelles, en vue d’assurer l’intégrité et la confidentialité des données et de les protéger contre toute intrusion malveillante, toute perte, altération ou divulgation à des tiers non autorisés.

9.3 Néanmoins, la sécurité et la confidentialité des données personnelles reposent sur les bonnes pratiques de chacun, ainsi la personne concernée est invitée à rester vigilante sur la question.

 

10.     La sous-traitance

10.1 Lorsque la société FELIS TEAM recourt à un prestataire, il ne lui communique des données à caractère personnel qu’après avoir obtenu de ce dernier un engagement et des garanties sur sa capacité à répondre à ces exigences de sécurité et de confidentialité.

10.2 Nous concluons avec nos sous-traitants dans le respect de nos obligations légales et réglementaires des contrats définissant précisément les conditions et modalités de traitement des données personnelles par ces derniers, en conformité avec la réglementation sur la protection des données personnelles.

11.      Cookies

Les cookies font l’objet d’une politiques cookies.

12.      Vos droits

FELIS TEAM est particulièrement soucieux du respect des droits qui vous sont accordés dans le cadre des traitements de données qu’il met en œuvre, pour vous garantir des traitements équitables et transparents compte tenu des circonstances particulières et du contexte dans lesquels vos données personnelles sont traitées.

 Votre droit d’accès

12.1 À ce titre, vous avez la confirmation que vos données personnelles sont ou ne sont pas traitées et lorsqu’elles le sont, vous disposez du droit de demander une copie de vos données et des informations concernant :

    • les finalités du traitement ;
    • les catégories de données personnelles concernées ;
    • les destinataires ou catégories de destinataires ainsi que, le cas échéant si de telles communication devaient être réalisées, les organisations internationales auxquelles les données personnelles ont été ou seront communiquées, en particulier les destinataires qui sont établis dans des pays tiers ;
    • lorsque cela est possible, la durée de conservation des données personnelles envisagée ou, lorsque ce n’est pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette durée ;
    • l’existence du droit de demander au responsable du traitement la rectification ou l’effacement de vos données personnelles, du droit de demander une limitation du traitement de vos données personnelles, du droit de vous opposer à ce traitement ;
    • le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle ;
    • des informations relatives à la source des données quand elles ne sont pas collectées directement auprès des personnes concernées ;
    • l’existence d’une prise de décision automatisée, y compris de profilage, et dans ce dernier cas, des informations utiles concernant la logique sous-jacente, ainsi que l’importance et les conséquences prévues de ce traitement pour les personnes concernées.

12.2 Votre droit à la rectification de vos données

Vous pouvez nous demander à ce que vos données personnelles soient, selon les cas, rectifiées, complétées si elles sont inexactes, incomplètes, équivoques, périmées.

 

12.3  Votre droit à l’effacement de vos données

12.3.1 Vous pouvez nous demander l’effacement de vos données personnelles dans les cas prévus par la législation et la réglementation.

12.3.2 Votre attention est attirée sur le fait que le droit à l’effacement des données n’est pas un droit général et qu’il ne pourra y être fait droit que si un des motifs prévus dans la réglementation applicable est présent.

12.3.3 Votre droit à la limitation des traitements de données

Vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données personnelles dans les cas prévus par la législation et la réglementation.

12.4 Votre droit de vous opposer aux traitements de données

12.4.1 Vous disposez du droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement de vos données à caractère personnel dont la base juridique est l’intérêt légitime poursuivi par le responsable du traitement (cf. article ci-dessus sur la base juridique du traitement).

12.4.2 En cas d’exercice d’un tel droit d’opposition, nous veillerons à ne plus traiter vos données à caractère personnel dans le cadre du traitement concerné sauf si nous pouvons démontrer que nous pouvons avoir des motifs légitimes et impérieux pour maintenir ce traitement. Ces motifs devront être supérieurs à vos intérêts et à vos droits et libertés, ou le traitement se justifier pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

12.5 Votre droit à la portabilité de vos données

Vous disposez du droit à la portabilité de vos données personnelles. Nous attirons votre attention sur le fait qu’il ne s’agit pas d’un droit général. En effet, toutes les données de tous les traitements ne sont pas portables et ce droit ne concerne que les traitements automatisés à l’exclusion des traitements manuels ou papiers.

Ce droit est limité aux traitements dont la base juridique est votre consentement ou l’exécution des mesures précontractuelles ou d’un contrat.

Ce droit n’inclut ni les données dérivées ni les données inférées, qui sont des données personnelles créées par la société FELIS TEAM.

12.6 Votre droit de retirer votre consentement

Lorsque les traitements de données que nous mettons en œuvre sont fondés sur votre consentement, vous pouvez le retirer à n’importe quel moment. Nous cessons alors de traiter vos données à caractère personnel sans que les opérations antérieures pour lesquelles vous aviez consenti ne soient remises en cause. 

12.7 Votre droit d’introduire un recours

Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL (3 place de Fontenoy 75007 Paris) sur le territoire français et ce sans préjudice de tout autre recours administratif ou juridictionnel.

Where the processing of data by us is based on your consent, you may withdraw your consent at any time. We will then cease to process your personal data, without the previous operations for which you had given your consent being called into question. 

12.8 Votre droit de définir des directives post-mortem

Vous avez la possibilité de définir des directives particulières relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données personnelles après votre décès selon les modalités ci-après définies. Ces directives particulières ne concerneront que les traitements mis en œuvre par nos soins et seront limitées à ce seul périmètre.

Vous disposerez également, lorsque cette personne aura été désignée par le pouvoir exécutif, définir des directives générales aux mêmes fins.

12.9 Les modalités d’exercice de vos droits

Tous les droits énumérés ci-avant peuvent être exercés à l’adresse électronique suivante contact@felisperformance.com ou par courrier postal à l’adresse suivante, FELIS TEAM SAS – 254 rue Lecourbe – 75015 Paris, en justifiant de votre identité par tous moyens.

12.10 Modification du présent document

Nous vous invitons à consulter régulièrement cette politique sur notre site internet. Elle pourra faire l’objet de mises à jour.

13.      Force majeure / Révision

Aucune Partie ne pourra être tenue responsable de l’inexécution ou d’un retard dans l’exécution de ses obligations au titre des conditions générales qui serait dû à un cas et/ou une décision de force majeure tel que défini par l’article 1218 du Code Civil et la jurisprudence.  

Dès que l’une des Parties aura connaissance d’un événement de force majeure, elle en notifiera l’existence et l’ampleur probable à l’autre Partie et devra reprendre l’exécution de ses obligations au titre des conditions générales dès que cela sera matériellement possible. Tout manquement ou non-réalisation d’une obligation contractuelle dû à un cas de force majeure ne sera pas considéré comme un manquement aux conditions générales, pour autant que la Partie faisant appel au présent article :

    • N’ait pas pu éviter les conséquences du cas de force majeure en prenant toute mesure adéquate, au vu de tous les éléments connus avant la survenance du cas et de tous les facteurs pertinents ;
    • Ait tout mis en œuvre pour limiter les conséquences du cas de force majeure et pour remplir ses obligations en vertu des conditions générales de toute autre manière que l'on puisse raisonnablement exiger.

Si une Partie est dans l'incapacité de s'acquitter de l’une de ses obligations en raison d'un cas de force majeure pour une période continue dépassant 2 mois à compter de la date à laquelle la Partie affectée en aura informé l’autre, l’autre Partie pourra résilier le contrat avec effet immédiat sur notification écrite à la Partie dans l'incapacité. 

Nous vous invitons à consulter régulièrement cette politique sur notre site Web. Elle peut être mise à jour de temps à autre.